Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland verpflichtend. Musikvereine, die Rechnungen ausstellen oder empfangen, müssen die neuen gesetzlichen Anforderungen umsetzen. Aber Achtung: Es gelten für die meisten Vereine großzügige Fristen!
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung unterscheidet sich von herkömmlichen Papierrechnungen oder PDFs, da sie in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XML-Format oder ZUGFeRD) vorliegt. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte und elektronische Weiterverarbeitung.
Was ist aktuell zu beachten?
Derzeit müssen Vereine nur E-Rechnungen empfangen können. Dazu wird ein Email-Postfach benötigt sowie ein Programm, das eine E-Rechnung lesen kann, z.B.
- WISO MeinBüro
- PDF24
- viele Onlinebanking-Programme
- Lexware faktura+auftrag plus
Wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?
Die Pflicht greift in folgenden Fällen:
- Leistung an umsatzsteuerliche Unternehmen bzw. Unternehmer oder juristische Personen (z. B. Verbände, Vereine),
- wenn sowohl der Rechnungssteller als auch der Empfänger in Deutschland ansässig sind.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Folgende Fälle sind von der Pflicht ausgenommen:
- Umsatzsteuerfreie Umsätze gemäß §4 Nr. 8–29 UStG, wie z. B. Gebühren für kulturelle Veranstaltungen, Jugendarbeit oder Kursgebühren.
- Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro.
- Wenn der Rechnungsempfänger im Ausland ansässig ist.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Die Aufbewahrungspflichten entsprechen denen bisheriger digitaler Rechnungen. E-Rechnungen müssen im übermittelten Format archiviert werden, festgeschrieben und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert sein. Hierzu ist es empfehlenswert, eine entsprechende Software zu installieren.
Übergangsregelungen
Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsregelungen – ab dem 1. Januar 2025 ist dieser verpflichtend.
Vereine mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro können bis Ende 2027 weiterhin Rechnungen in Papierform ausstellen, wenn der Empfänger keine E-Rechnung verlangt.
Wie sollte der Verein jetzt vorgehen?
- Kann meine bisherige Rechnungssoftware E-Rechnungen ab 2025 verarbeiten? Falls nein: Welche Software eignet sich?
- Habe ich ein digitales Archivierungssystem, um E-Rechnungen 10 Jahre lang zu speichern?
- Eventuell: Abstimmung mit dem Steuerberater zur Digitalisierung des Rechnungswesens
- Empfang der E-Rechnungen vorbereiten:
Gibt es eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen? Eventuell lohnt es sich bei hohem Aufkommen an eingehenden Rechnungen eine eigene Adresse wie rechnung@beispiel.de einzurichten. - Achtung vor Viren: Überprüft eine Schadenssoftware die eingehenden E-Mails?
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Die E-Rechnung bedeutet für Musikverbände einen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz.
- Sie können E-Rechnungen auch als PDF ausdrucken und ablegen.
- Schnellere Abwicklung: Rechnungen können sofort digital versendet werden, was den Zahlungsprozess beschleunigt.
- Umweltschonend: Der Verzicht auf Papier spart Ressourcen und reduziert Ihren ökologischen Fußabdruck.
- Übersichtlichkeit: Alle Rechnungen werden zentral und digital verwaltet, was die Nachverfolgung und Archivierung erheblich erleichtert.
- Rechtskonformität: Unsere Lösung entspricht den gesetzlichen Anforderungen für digitale Rechnungen und bietet Ihnen somit rechtliche Sicherheit.